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So gestaltest du dir eine effektive To-Do-Liste

Heute erfährst du, wie du dir mit drei verschiedenen Techniken eine produktive To-Do-Liste erstellen kannst, die dir wirklich hilft, deine Aufgaben zu erledigen.

Melanie

September 29, 2020

Wie strukturieren wir unsere To-Do-Liste so, dass wir sie schnell und effektiv abarbeiten und am Ende des Tages mit einer möglichst großen Befriedigung in den Feierabend gehen können?

Schon ein paar einfache Schritte können helfen, der tagtäglichen Aufgabenflut mehr Struktur zu geben:

Schritt 1: Analysieren und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren

Schau deine Aufgaben durch und analysiere sie. Sind Aufgaben dabei, die gerade nicht wichtig sind oder erst später erledigt werden können? Leg dir diese Aufgaben auf einen späteren Termin. Gibt es Aufgaben, die ein Kollege vielleicht viel schneller und besser erledigen kann? Wenn möglich, delegiere diese Aufgaben. Mit etwas Glück, ist dein Aufgabenstapel nun schon etwas kleiner.

Nun priorisiere die restlichen Aufgaben. Wir tendieren gern dazu die kleinen und einfachen Aufgaben zuerst zu erledigen. Die großen und unbequemen To-Dos bleiben dann auf der Strecke. Wir sortieren die Aufgaben deswegen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit - diese werden dann natürlich zuerst erledigt!

Aber: Kurze Miniaufgaben, die dich unter 3 Minuten Zeit kosten, kannst du sofort erledigen.

Hilfreich bei der Priorisierung der Aufgabe kann dir z.B. die Eisenhower Methode sein.

Schritt 2: Kleinteilige Planung

Stehen komplexe Aufgaben oder größere Projekte auf deiner To-Do-Liste, solltest du sie dir etwas genauer anschauen. Komplexität ist der Feind der Effizienz. Um diese komplexen Aufgaben zu strukturieren, überleg dir zunächst, aus welchen Teilaufgaben das Projekt besteht und welche Zwischenschritte nötig sind.

Ein Beispiel: Unsere Programmierer können mit Aufgaben wie "Website umsetzen" nicht arbeiten. Sie brauchen: Installiere CMS, setze Template um, füge Formularkomponente ein, erstelle Cookie, füge Banner XY ein, etc.

Während du dein Projekt in kleine Teilaufgaben zerlegst, überleg dir, in welcher Reihenfolge die Teilaufgaben bearbeitet werden müssen, wie lang du für die einzelnen Schritte benötigst und setz dir Termine bis wann sie zu erledigen sind.

Um dich nicht zu verzetteln, lass die Aufgabensplittung nicht zu kleinteilig werden. Du musst nicht jede Miniaufgabe, die selbstverständlich ist, aufschreiben.

Schritt 3: Bündeln ähnlicher Aufgaben

Achte auch darauf, ob es auf dieser To-Do-Liste wiederkehrende und ähnliche Aufgaben gibt. Diese kannst du bündeln und in einem Rutsch bearbeiten. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben lohnt es sich Zeitblöcke festzulegen, in denen die Aufgaben gebündelt erledigt werden.

Wiederkehrende Aufgaben können z.B. sein:

  • Bericht kann direkt nach dem Wochenmeeting erstellt werden
  • Rechnungen werden einmal pro Woche rausgeschickt und gleichzeitig alle Projekte geprüft
  • Eingangsrechnung kontrollieren
  • Kundenfragen beantworten
  • ...

Hier ein kleine Übung dazu:

Schreib dir auf, welche wiederkehrenden Aufgaben du hast und überleg dir, wann es im Tages-, Wochen- oder Monatsverlauf sinnvoll ist, diese zu bearbeiten. Sind Kunden oder Kollegen involviert, bedenke auch deren Erreichbarkeit. Leg dir im Wochenplan bereits Uhrzeiten fest, zu welchen du diese immer abarbeiten möchtest. Zusätzlich helfen definierte Bearbeitungszeiträume für bestimmte Aufgaben (z.B. jetzt eine halbe Stunde am Stück Mails abarbeiten).


Viel Erfolg beim Erstellen deiner nächsten, produktiven und effektiven To-Do-Liste!