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Ein Tag, ein Plan

Der Tagesplan, Herzstück von donity. Wie er aussieht und was er kann, erfährst du hier.

Melanie

June 15, 2020

Starten wir direkt mit dem zentralen Element der donity-Software: dem Tagesplan. Einfach gesagt zeigt dieser Tagesplan die jeweils für den Tag relevanten Aufgaben an. Unseren Usern präsentiert er sich dabei als sehr einfache, klare und übersichtliche Liste von Aufgaben.

So sieht er aus, der Tagesplan. Einfach, übersichtlich, zum Fokussieren. Hier seht ihr meine Aufgaben für Donnerstag, die farblichen Markierungen links kennzeichnen den Status der Aufgabe im Bearbeitungszeitraum.

Aber hinter den Kulissen findet die eigentliche Magie statt. Denn die User geben alle ihre täglichen Arbeitsaufgaben in eine Eingabemaske ein und der smarte Algorithmus von donity rechnet dann täglich aus, welche Aufgaben denn die relevantesten am jeweiligen Tag sind. Cool, oder? Kein verzweifeltes Ordnen von ellenlangen To-Do-Listen mehr, keine explodierende Zettelwirtschaft und keine Projektmangement-Software, die einen mit 1000 gleichzeitig aufploppenden Aufgaben in den Wahnsinn treibt. Der Algorithmus berechnet in 2 Sekunden 200 verschiedene Pläne und sucht den besten für uns aus.

Wer kennt's? Viele Aufgaben, alle irgendwo verteilt, Fokussieren unmöglich. (Image by Pexels from Pixabay)

In die Berechnung einbezogen werden verschiedene Faktoren wie Priorisierung, Komplexität und auch die benötigte Zeit, um die Aufgaben zu erledigen. In der Weiterentwicklung des Algorithmus passt dieser dann die tägliche Auswahl auch an das individuelle User-Verhalten an (z.B. Welche Aufgaben werden häufig nicht erledigt? Wie viele Aufgaben schafft ein User am Tag? Mit welchem Aufgabentyp fängt ein User gerne an? etc.)

Der Tagesplan ist nicht statisch, sondern dynamisch aufgebaut. Das heißt z.B. wenn neue Aufgaben hinzugefügt oder bestehende Aufgaben verschoben werden, passt er sich automatisch an. Wird eine Aufgabe vom Tagesplan nicht am jeweiligen Tag abgehakt, wird sie außerdem einfach an einem anderen passenden Tag wieder eingeplant. So spart sich der User das ständige Umherschieben und Planen von Aufgaben, was zusätzlich zeitliche und gedankliche Ressourcen verbraucht.

Kleiner Motivationshack: nach Erledigung einer Aufgabe wandert diese nach unten anstatt einfach zu verschwinden. So sieht man genau, was heute schon geschafft ist und was noch ansteht.

Unser Ziel ist es, den Usern einen Ankerpunkt zu geben, von welchem sie entspannt, fokussiert und konzentriert ihre Arbeitsaufgaben erledigen können. Sie sehen auf einen Blick, was zutun ist und lassen sich weniger durch Unterbrechungen stören - sei es ein*e Kolleg*in, die eine Aufgabe zur Tür rein ruft, die 100. Email des Tages oder die Verführungen zu des Internets. Und wenn es eben doch passiert, können User einfach zum Tagesplan zurückkehren und schnell den Fokus wieder aufnehmen.